Hoe verloopt het proces van de opstart? Onderstaand een beknopt overzicht:
1. Oriëntatie Payroll en HR Proces
In de oriëntatie fase wordt kennis gemaakt met u en uw organisatie(s): het aantal bedrijven, de werknemers, de cao-regelingen, de bedrijfsspecifieke regelingen, de contactpersonen, etcetera.
Daarna worden de uitgangspunten besproken: Wilt u de salarisadministratie in uw bedrijf houden of juist bij Arvode? Wilt u gebruik maken van de betaalservice, zodat u zeker weet dat de loonbelasting, sociale verzekeringspremies en salarissen altijd op tijd worden betaald? 2. Overeenkomst Payroll en HR Services
Alle uitgangspunten en wensen met betrekking tot bijvoorbeeld het aanleveren van de gegevens naar Arvode (input) en de gegevens naar de opdrachtgever(output) zijn besproken en in een overeenkomst vastgelegd. Deze overeenkomst wordt stapsgewijs gezamenlijk doorgenomen, zodat voor beide partijen de taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn. 3. Informatie uitwisseling
Nadat beide partijen het contract hebben getekend, wordt een projectmanager aangesteld. Dit is een senior salarisadministrateur die verantwoordelijk is voor de soepele overgang van de salarisadministratie en eventuele andere diensten naar Arvode.
Arvode begint met het opvragen van de benodigde informatie, zoals kopie loonstroken, pensioen-reglement, journaalpost- en sectorindeling. | 
|
4. Implementatie Payroll
Het salarispakket wordt specifiek op uw organisatie toepasbare regelingen ingericht. Afhankelijk van de omvang van de onderneming zullen de gegevens electronisch geïmporteerd, danwel handmatig ingevoerd worden. De salarisspecialist van Arvode zal vervolgens een ‘health-check’ doen, voordat een eventuele schaduwrun gedraaid wordt. In deze fase wordt eventueel ook het personeel-informatiesysteem en het pensioenpakket ingericht en worden de medewerkers die met het systeem gaan werken, opgeleid.
5. Schaduwdraaien Payroll
Er zal minimaal een maand schaduw gedraaid worden. Hierbij wordt getest of daadwerkelijk alle componenten goed zijn overgenomen in het systeem van Arvode. De controle wordt door twee onafhankelijke experts gedaan. Veel werkgevers denken dat, in verband met cumulatieven, het kalenderjaar bij de huidige leverancier afgemaakt moet worden. Wij kunnen echter gedurende het hele jaar de salarisadministratie overnemen. Het schaduwdraaien is onze investering in de samenwerking.
6. Evaluatie Payroll Proces
Eventuele verschillen uit de schaduwrun worden met u besproken. De journaalpost wordt doorgenomen:
Voldoet uw oude model of kan een beter voorstel met kostenplaatsen, kostendragers en exportmogelijk-heden in uw voordeel worden uitgewerkt. Vervolgens worden de procedures nogmaals afgestemd en aangescherpt. 7. Start reguliere Payroll dienstverlening
Alles zit goed in het systeem en de maandelijkse salarisverwerking kan zorgeloos van start gaan! Een vrijblijvende afspraak?
Totaaloplossing voor uw organisatie. |
